Politique de confidentialité

En bref

• Notre assistant de réservation est une intelligence artificielle (IA). Ce que vous lui écrivez est traité par notre fournisseur d’IA aux États-Unis et copié à la clinique sur Telegram, avec vos coordonnées masquées, où les copies sont supprimées après 30 jours.
• L’IA n’a jamais accès à votre formulaire patient, à vos antécédents de santé ni à votre dossier clinique. Des renseignements que nous détenons à votre sujet, elle ne reçoit que la date, l’heure, la durée et la succursale de vos propres rendez-vous, et seulement une fois votre prénom, votre nom, votre courriel et votre téléphone vérifiés.
• Ne donnez pas de détails sur votre santé dans le clavardage : l’assistant n’en a pas besoin pour réserver. Votre dossier de santé se remplit séparément, dans le formulaire patient.
• Nous ne vendons pas vos renseignements. Le site n’utilise aucun traceur publicitaire ni outil de mesure d’audience.
• Plusieurs de nos fournisseurs sont situés hors du Québec (voir « Nos fournisseurs »).

Qui nous sommes

La Clinique Shanti (O&A inc.) est une clinique d’acupuncture située au 5282, 3e Avenue, Montréal (Québec) H1Y 2W5, et au 2381, rue Principale Ouest, bureau 210, Magog (Québec).

Responsable de la protection des renseignements personnels

Écrivez-lui pour toute question, demande d’accès ou de rectification, retrait de consentement ou plainte. Nous répondons dans un délai de 30 jours.

Quelle loi s’applique

La clinique est située au Québec. Vos renseignements sont protégés par la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (modifiée par la Loi 25) et par le secret professionnel auquel sont tenus les membres de l’Ordre des acupuncteurs du Québec. La loi américaine HIPAA ne s’applique pas à la clinique.

L’assistant de réservation (clavardage IA)

Ce que nous recueillons : votre nom, votre courriel, votre téléphone, la succursale, la date et l’heure souhaitées, s’il s’agit d’un premier traitement, et tout ce que vous écrivez dans la conversation.

Comment ça fonctionne :

• Vos messages sont envoyés à Anthropic (États-Unis), qui fournit le modèle d’IA de l’assistant, pour générer les réponses.
• Chaque message que vous envoyez et chaque réponse de l’assistant sont copiés en temps réel dans une conversation Telegram privée de la clinique, pour nous permettre de surveiller l’assistant et de corriger ses erreurs. Vos coordonnées y sont masquées (courriel et téléphone partiels, nom réduit aux initiales), et ces copies sont supprimées automatiquement après 30 jours.
• Nous enregistrons votre courriel et votre téléphone dès que vous les écrivez, puis votre nom, la succursale, la date et l’heure lorsque vous choisissez un rendez-vous. Le texte de la conversation n’est pas enregistré dans notre base de données. Ces renseignements sont supprimés 7 jours après votre dernière activité, ou 30 jours si vous nous avez laissé votre courriel sans terminer votre réservation.
• Si vous nous avez laissé votre courriel sans terminer votre réservation, nous pouvons vous envoyer un seul courriel de rappel dans les 24 heures environ. Il contient un lien de désabonnement. Nous ne l’envoyons pas si vous avez réservé entre-temps.
• Si vous demandez vos rendez-vous à venir, l’assistant vous demande votre prénom et votre nom, votre courriel et votre téléphone. Si les trois correspondent, la liste vous est envoyée par courriel à l’adresse de votre réservation : elle ne s’affiche jamais dans la conversation, et l’assistant répond la même chose dans tous les cas, sans confirmer ni infirmer qu’un rendez-vous existe.
• Pour déplacer ou annuler un rendez-vous, l’assistant vous demande les mêmes renseignements. C’est notre serveur, et non l’IA, qui les compare à notre agenda. Les détails d’un rendez-vous ne vous sont donnés que si les trois correspondent, et les renseignements d’une autre personne ne sont jamais révélés. Seuls les rendez-vous à venir sont concernés : l’assistant ne confirme ni n’infirme jamais un rendez-vous passé.
• Si vous réservez alors qu’un rendez-vous à venir existe déjà à votre nom avec le même courriel ou le même téléphone, l’assistant vous le signale pour éviter un doublon, sans vous en donner les détails.
• Votre navigateur conserve un identifiant de session (cs_chat_session), effacé à la fermeture de l’onglet.

Ce que l’IA reçoit, et ce qu’elle ne reçoit jamais :

• Elle reçoit ce que vous écrivez dans la conversation, y compris votre nom, votre courriel et votre téléphone si vous les donnez.
• Elle reçoit la liste des plages horaires libres, qui ne contient aucun renseignement sur les patients.
• Lorsque vous réservez, déplacez ou annulez un rendez-vous et que votre prénom, votre nom, votre courriel et votre téléphone correspondent, elle reçoit la date, l’heure, la durée et la succursale des rendez-vous à venir concernés. Rien d’autre de notre agenda : ni votre nom, ni votre courriel, ni votre téléphone tels qu’ils y sont enregistrés. La liste de vos rendez-vous à venir, elle, vous est envoyée par courriel sans passer par l’IA.
• Elle ne reçoit jamais votre formulaire patient, vos antécédents de santé, votre dossier clinique, ni les renseignements d’un autre patient.

L’assistant ne prend aucune décision concernant vos soins. Vous pouvez toujours réserver par téléphone au (514) 220-2877 plutôt que par le clavardage.

Votre rendez-vous

Quand un rendez-vous est réservé, nous créons un événement dans notre agenda Google (États-Unis) avec votre nom, votre téléphone, votre courriel, votre langue, la succursale et la durée. Nous vous envoyons un courriel de confirmation, et d’annulation le cas échéant, par Resend (États-Unis). La clinique reçoit un avis sur Telegram avec vos initiales, la date, l’heure et la succursale.

Le formulaire patient (premier traitement)

Ce que nous recueillons : prénom, nom, date de naissance, genre, adresse, ville, code postal, téléphone, courriel, taille, poids, diagnostic, cicatrices, chirurgies, traumatismes, accidents, médicaments (nom et dose), symptômes et autres renseignements de santé, vos consentements, votre signature et votre choix concernant l’infolettre.

Pourquoi : pour constituer votre dossier d’acupuncture, comme l’exige l’Ordre des acupuncteurs du Québec.

Comment : vos réponses sont chiffrées dans votre navigateur avant l’envoi, avec une clé dont seule la clinique détient la partie secrète. Elles transitent chiffrées par notre hébergeur et restent chiffrées dans notre base de données au Canada (Montréal) jusqu’à ce que la clinique les récupère sur son ordinateur ; la copie en ligne est alors supprimée. Aucun courriel n’est envoyé, et ce formulaire ne passe jamais par l’IA de l’assistant de réservation. La clinique reçoit sur Telegram un avis qui ne contient aucun renseignement personnel.

Consentement : ces renseignements sont sensibles. Nous les recueillons seulement avec votre consentement exprès, donné dans le formulaire.

Conservation : votre dossier est conservé sur l’ordinateur de la clinique au moins 5 ans après votre dernier traitement, comme l’exige l’Ordre des acupuncteurs du Québec, puis détruit de façon sécuritaire.

Courriels de rappel

Si vous êtes déjà patient, nous pouvons vous envoyer par courriel une invitation à reprendre rendez-vous lorsque votre suivi est interrompu, au plus 3 fois de suite. Nous utilisons pour cela votre courriel et l’historique de vos rendez-vous dans notre agenda. Chaque courriel contient un lien de désabonnement, et votre désabonnement est permanent.

Si un courriel nous revient en erreur ou est signalé comme indésirable, nous cessons d’écrire à cette adresse.

Témoins et traceurs

Le site n’utilise ni publicité ciblée, ni Google Analytics, ni pixel Facebook, ni aucun autre outil de mesure d’audience. Il utilise seulement :

• l’identifiant de session du clavardage, effacé à la fermeture de l’onglet;
• le bandeau de consentement d’iubenda (Italie), qui mémorise votre choix.

Les liens vers Facebook et Instagram sont de simples liens : rien n’est transmis à ces réseaux tant que vous ne cliquez pas.

Nos fournisseurs

Nous communiquons vos renseignements uniquement aux fournisseurs nécessaires au fonctionnement du site, qui les traitent pour notre compte.

Renseignements communiqués hors du Québec

Vos renseignements peuvent être communiqués à l’extérieur du Québec, notamment aux États-Unis, par l’intermédiaire des fournisseurs ci-dessus.

Ce que nous ne faisons pas

Nous ne vendons, ne louons et n’échangeons pas vos renseignements. Nous ne les utilisons pas à des fins publicitaires.

Sécurité et incidents

L’accès à vos renseignements est limité aux personnes qui en ont besoin, et les échanges avec le site sont chiffrés (HTTPS). En cas d’incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux, nous vous en aviserons, ainsi que la Commission d’accès à l’information.

Vos droits

Vous pouvez demander :

• l’accès à vos renseignements et une copie dans un format technologique structuré et couramment utilisé;
• leur rectification;
• le retrait de votre consentement;
• leur suppression, sauf ce que la loi nous oblige à conserver (le dossier clinique, au moins 5 ans).

Écrivez au responsable de la protection des renseignements personnels (coordonnées plus haut). Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez porter plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec (cai.gouv.qc.ca).

Modifications

Nous mettrons cette page à jour si nos pratiques changent, et nous modifierons la date en haut de la page.